Planen und Vorbereiten | vereinsforum.info

Team zusammenstellen

Im Team geht alles leichter – auch die Planung eines Vereinsforums! Verteilen Sie die Aufgaben auf einigen Schultern, ist es für alle Beteiligten entspannter. Überlegen Sie sich deshalb zu Beginn, wer Ihnen bei der Planung des Vereinsforums helfen könnte. Vielleicht kann die örtliche Volkshochschule oder die Gemeindeverwaltung Ihnen Räumlichkeiten zur Verfügung stellen? Oder das Ehrenamtszentrum in Ihrem Ort hat guten Kontakt zu interessanten Referent:innen? Fragen Sie passende Partner an, ob diese sich vorstellen können, Sie bei der Organisation des Vereinsforums zu unterstützen.

Beachten Sie aber: Je größer das Organisations-Team, desto aufwendiger wird es, sich abzusprechen und zu verabreden. Entscheiden Sie sich deshalb lieber für einen kleinen Kreis und nutzen Sie effizient die Ressourcen, die alle Teammitglieder einbringen können. Legen Sie außerdem eine feste Ansprechperson fest, die im Zweifel Entscheidungen treffen kann. So erleichtern Sie sich und allen Beteiligten langfristig die Planung!

Zum ersten Mal eine größere Veranstaltung wie ein Vereinsforum zu planen, kann zunächst ziemlichen Respekt einflößen. Deshalb empfiehlt sich die frühzeitige Erstellung eines möglichst detaillierten Zeit- und Meilensteinplanes, damit Sie die To-dos immer gut im Blick behalten und in Ihrer Vorbereitung nicht ins Schwitzen geraten.

Wann genau Sie mit der Planung anfangen sollten, hängt von verschiedenen Faktoren ab: In welcher Form soll das Vereinsforum stattfinden (live, digital, hybrid)? Wie groß soll das Vereinsforum werden? Welche Ressourcen stehen Ihnen schon zur Verfügung? Natürlich ist es sinnvoll, so früh wie möglich zu beginnen, um nichts Wichtiges zu vergessen. Wir empfehlen Ihnen, beim ersten Mal mindestens vier Monate vorher mit der Planung zu beginnen. Gerade die Anfrage von Referent:innen oder die Buchung eines Veranstaltungsorts benötigt einen größeren Vorlauf.

Definieren Sie am Anfang der Planungsphase gemeinsam mit Ihrem Team wichtige Meilensteine in der Vorbereitung und legen Sie fest, wann diese erreicht werden sollen. Eine Orientierung für die verschiedenen Meilensteine können Ihnen die vier Phasen auf unserer Seite geben. Planen Sie aber genug Puffer ein, da es immer zu unerwarteten Verschiebungen kommen kann. Je konkreter Sie Ihren Zeitplan formulieren, umso mehr Sicherheit gibt es Ihnen und Ihrem Team. Wie Sie sich Ziele nach der SMART-Methode setzen, können Sie in der zweiten Phase zum Thema Öffentlichkeitsarbeit nachlesen. Außerdem können Ihnen Organisationstools dabei helfen, den Überblick zu behalten.

SMART-Methode

Organisationstools

Ein Vereinsforum kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld – aber mit einer guten Planung steht der Finanzierung nichts im Weg.

Sobald Sie einen Zeitplan erstellt haben, geht es an die Finanzierung Ihres Vereinsforums. Folgende Posten können Kosten verursachen:

Raummiete
Catering und Versorgung
Honorar der Referent:innen
Fahrtkosten für Referent:innen
Workshopmaterialien
Werbematerialien
Druckkosten

Aber keine Sorge, ein Vereinsforum ist bezahlbar. So ist auch hier zuerst Ihr Netzwerk gefragt: Können Vereine, die Kommune, die Volkshochschule, Kirchengemeinden oder andere Partner:innen kostenfrei oder gegen ein geringes Entgelt Räume und Equipment zur Verfügung stellen?

In manchen Regionen gibt es auch Ressourcenpools von und für gemeinnützige Organisationen. Hier können von der Biertischgarnitur über Moderationswände bis hin zur Kaffeemaschine oftmals kostenfrei ausgeliehen werden. In Halle ist dies beispielsweise das „Depot Halle“, eine Online-Plattform, über die Material und Dienstleistungen mit anderen geteilt werden können.

Manchmal lohnt es sich, die Mitveranstalter:innen zu fragen, ob sie sich an Kosten, zum Beispiel für den Druck von Werbematerialien, beteiligen bzw. ob sie bestimmtes Equipment beisteuern können. Oder Sie suchen gezielt Sponsoren für das Vereinsforum. Überlegen Sie doch einmal, welche Unternehmen in Ihrem Umfeld – im besten Fall sogar inhaltlich – zum Vereinsforum passen, oder wer ein Interesse an Vereinen haben könnte. Im Gegenzug können Sie dem Sponsor beispielsweise Werbeflächen auf dem Plakat oder im Flyer anbieten. Vielleicht gelingt es Ihnen sogar, ein Cateringunternehmen zu gewinnen, das dann die Versorgung sponsert oder eine Druckerei, die den Druck von Plakaten und Flyern für Sie übernimmt? Weitere benötigte Mittel können Sie auf verschiedenen Wegen einwerben. So deckt eine Teilnahmegebühr einen Teil der entstehenden Kosten und kann den Wert der Veranstaltung verdeutlichen. Es gibt aber auch zahlreiche Förderprogramme von Bund, Ländern oder Stiftungen, die Sie zur Finanzierung Ihres Vereinsforums nutzen können.

Damit Sie den Überblick behalten, erstellen Sie im Vorhinein einen Kosten- und Finanzierungsplan, den Sie im Verlauf der Planung je nach Bedarf aktualisieren.

Ein Vereinsforum besteht in der Regel aus verschiedenen Programmpunkten, die alle zum Gelingen der Veranstaltung beitragen. Um Ihnen einen Überblick zu bieten, haben wir für Sie eine Liste mit möglichen Bestandteilen zusammengestellt. Die jeweilige Gewichtung der einzelnen Punkte – ob es zum Beispiel eine oder zwei Workshopphasen geben oder mehr Raum für Vernetzung gelassen werden soll – hängt von den Bedürfnissen und Gegebenheiten Ihres besonderen Vereinsforums ab.

Welche Themen können in den Workshops behandelt werden? Wir haben für Sie eine Sammlung möglicher Inhalte erstellt, die aber nicht erschöpfend ist. Wählen Sie Themen, die aus der Erfahrung Ihres eigenen Engagements im Verein relevant sind, oder erkundigen Sie sich bei anderen Engagierten, was Ihnen gerade „unter den Nägeln brennt“.

Beim Vereinsforum sollten Sie auf Teamwork setzen. Es gibt am Veranstaltungstag unterschiedliche Aufgaben und unterschiedliche Rollen zu besetzen: Referent:innen, die spannende Workshops halten, sind ein wichtiger Bestandteil. Doch auch eine gute Tagesmoderation oder eine Schirmfrau können Ihr Vereinsforum zu etwas Besonderem machen. Was Sie bei der Auswahl und Anfrage dieser Mitwirkenden beachten müssen, lesen Sie in diesem Abschnitt.

Referent:innen prägen ein Vereinsforum entscheidend. Sie bringen ihr Fachwissen und Erfahrungen aus der Praxis ein, geben wichtige thematische Impulse und können den Teilnehmenden wertvolle Hinweise zur Weiterbildung und Vernetzung geben. Doch wie findet man passende Referent:innen und was muss dabei beachtet werden? Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Suche und der Auswahl.

Nachdem Sie eine Themenauswahl für Ihr Vereinsforum getroffen haben, gilt es nun, die passenden Referent:innen zu finden und anzufragen. Schauen Sie sich ruhig zuerst im Umfeld Ihrer Kommune um: Kennen Sie vielleicht Steuerberater:innen, Anwält:innen oder andere Expert:innen, die ein besonderes Fachwissen für das jeweilige Thema haben und gerne ihre Kenntnisse teilen möchten? Bestenfalls ist davon jemand selbst in einem Verein aktiv und bringt dadurch nicht nur die fachliche Expertise mit, sondern gleich noch einen persönlichen Bezug zum Engagement.

Es kann sich auch lohnen, Expert:innen von „außerhalb“ anzufragen. Engagementzentren und Freiwilligenagenturen, aber auch Volkshochschulen und andere Bildungsträger arbeiten häufiger für ähnliche Fortbildungen mit externen Referent:innen zusammen oder haben in ihren eigenen Reihen Personen, die als Referent:innen zum Beispiel in den Bereichen Freiwilligenmanagement, Öffentlichkeitsarbeit oder Fundraising Erfahrungen haben – diese können Sie um eine Empfehlung bitten. Außerdem lohnt es sich, nach Organisationen, Initiativen oder Unternehmen zu recherchieren, die sich mit dem jeweiligen Thema besonders gut auskennen.

Ein Beispiel: Wenn Sie einen Workshop zu Rechtsfragen im Verein anbieten wollen, informieren Sie sich über Anwält:innen Ihrer Region mit dem Schwerpunkt Vereinsrecht.

Sie sind bei Ihren Recherchen auf eine:n Referent:in gestoßen und möchten sie oder ihn direkt für Ihr Vereinsforum anfragen? Wir haben für Sie eine Vorlage erstellt, die Sie individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Außerdem finden Sie hier ein Muster für einen Honorarvertrag, den Sie mit den Referent:innen abschließen können.

Im nächsten Schritt geht nichts über gute Absprachen! In einem Vorabgespräch sollten Sie mit dem/der Referent:in folgende Dinge besprechen: Informieren Sie sie/ihn über Ihre Zielgruppe, sodass sie/er sich entsprechend vorbereiten kann. Welches Vorwissen ist bei den Teilnehmenden bereits vorhanden? Wofür interessieren sie sich vielleicht besonders? Damit stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten von dem Workshop profitieren. Besprechen Sie natürlich auch den Zeitrahmen und die thematischen Schwerpunkte, die Wünsche für die Ausstattung des Workshopraums und benötigte Technik und nicht zuletzt auch das Vertragliche, zum Beispiel das Honorar oder die Form der Ergebnissicherung. Für die Ausschreibung des Vereinsforums benötigen Sie eine Kurzbeschreibung des Workshops, welche die/der Referent:in zuarbeiten sollte, und die Sie ggf. in Länge und Stil etwas anpassen.

Tipp: Insbesondere für Berufsgruppen wie Steuerberater:innen, Anwält:innen oder Versicherungsfachleute kann ein Vereinsforum auch eine gute Akquisemöglichkeit für neue Kund:innen sein.

Am Ende des Vereinsforums können Sie mit einem Feedbackbogen abfragen, was den Teilnehmenden bei dem Workshop besonders gut gefallen oder noch gefehlt hat. Dieses Wissen hilft Ihnen bei der Planung des nächsten Vereinsforums und kann auch dem/der Referent:in wertvolle Impulse für zukünftige Workshops geben.

Tipp: Erstellen Sie bei der Vorbereitung des Vereinsforums eine Übersicht über Empfehlungen und angefragte Referent:innen mit den jeweiligen Kontaktdaten und Themenschwerpunkten. Diese können Sie im Nachgang mit Ihren Einschätzungen ergänzen und bis zur nächsten Veranstaltung weitere Referent:innen eintragen. So können Sie beim nächsten Vereinsforum auf einen kleinen Referent:innenpool zurückgreifen.

Themen für Ihre Workshops

Evaluation Ihres Vereinsforums

Mit einer Schirmherrschaft können Sie Ihrem Vereinsforum Unterstützung durch eine prominente Person verschaffen. Der Schirmherr oder die Schirmfrau steht mit seinem/ihrem Gesicht und Namen für die Veranstaltung, kann das Image beeinflussen und die Bekanntheit steigern. Bei der Entscheidung und Wahl der passenden Person gibt es ein paar Punkte zu bedenken.

Ein Schirmherr oder eine Schirmfrau kann eine Art Botschafter:in für Ihr Vereinsforum sein. Nicht nur mit „warmen Worten“ zur Eröffnung Ihres Vereinsforums, sondern schon im Vorfeld kann der Schirmherr oder die Schirmfrau die Veranstaltung im eigenen Netzwerk bekannt machen, mit seinem/ihrem guten Namen zum Beispiel auf dem Flyer zur Teilnahme motivieren oder als Gesprächspartner:in für die Teilnehmenden während der Veranstaltung fungieren.

Die Schirmherrschaft übernimmt in der Regel eine einflussreiche Persönlichkeit aus Ihrer Region: Das kann die Bürgermeisterin der Kommune, der Chef eines großen Unternehmens oder auch eine bekannte Sportlerin, die sich selbst ehrenamtlich engagiert, sein. Wichtig ist, dass die Person thematisch zu Ihrem Vereinsforum passt und ein Herz für Vereine und Engagement hat.

Gleichzeitig ist zu bedenken, dass die Person durch die Schirmherrschaft zum Gesicht Ihrer Veranstaltung wird. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn es um eine Person geht, die möglicherweise nicht ungeteilte Sympathien hat. Gerade Politiker:innen können als kontrovers empfunden werden. Es kann auch sein, dass das Vereinsforum während der Wahlkampfzeit stattfindet, da ist besonderes Fingerspitzengefühl gefragt: Denn dann kann die Auswahl von Politiker:innen schnell parteipolitisch ausgelegt werden, indem man diesen eine „Bühne“ bietet. Am besten machen Sie sich möglichst frühzeitig Gedanken dazu, gerade auch gemeinsam mit Ihren Mitveranstaltenden.

Sie haben eine Person im Blick, die Sie gern als Schirmherrn oder Schirmfrau einladen möchten? Wunderbar! Da die Idee eines Vereinsforums genauso einfach erklärt wie gut ist, werden Sie keine große Überzeugungsarbeit leisten müssen. Dieses Musteranschreiben kann Ihnen als Vorlage dienen. Formulieren Sie die Anfrage möglichst persönlich: Begründen Sie, warum Sie genau diese Person als Schirmherr bzw. Schirmfrau gewinnen möchten, und zeigen Sie vor allem auf, was Sie sich von der Schirmherrschaft erhoffen.

Wo wird das Vereinsforum stattfinden? Eine wichtige Frage, von der die weitere Planung abhängig ist. Ausreichend Räume, das entsprechende Equipment, Platz und gemäß dem Motto „Engagement geht durch den Magen“ ist auch die Verpflegung eine wichtige Voraussetzung, um den ganzen Tag motiviert dabei zu sein.

Wir legen Ihnen auch bei der Organisation der Räumlichkeiten unsere Checkliste für barrierefreie Veranstaltungen ans Herz, in der Sie praktische Tipps finden, an die man im „Alltagsgeschäft“ oft nicht denkt: So sind Stehtische für Rollstuhlfahrer:innen nicht wirklich sinnvoll, der Arbeitshund von blinden Teilnehmer:innen freut sich über eine Schale mit frischem Wasser und wie war das nochmal mit Gebärdensprachdolmetscher:innen?

Sie haben Mitstreiter:innen gefunden, einen Zeitplan erstellt und die Programmplanung abgeschlossen – nun kann man sich für das Vereinsforum anmelden. Verschiedene Tools helfen Ihnen dabei, den Überblick über die Anmeldungen zu behalten.

Am besten haben Sie den Anmeldestand immer aktuell im Blick, denn nun wird es immer konkreter: Wie viele Stühle werden benötigt? Wie sieht die Belegung der Workshops aus? Wie viel Essen muss bestellt werden? Und die Kontaktdaten sind natürlich auch wichtig, um auf kurzem Weg noch Informationen zusenden zu können.

Bei der Anmeldung reicht die Abfrage der E-Mailadresse und möglichst Telefonnummer sowie natürlich die Auswahl der gewünschten Workshops. Hier empfiehlt es sich, Erst- und Zweitwünsche für den Fall abzufragen, dass Workshops bei zu vielen Anmeldungen geschlossen werden müssten. Je nach Art Ihres Caterings können Sie bei der Anmeldung auch nach Wünschen wie vegetarisch/vegan oder Unverträglichkeiten fragen und auch nach weiteren Unterstützungswünschen wie Gebärdendolmetschen. In einem offenen Textfeld können bei Bedarf weitere Infos mitgeteilt werden.

Für die Anmeldungen und das Teilnehmendenmanagement gibt es verschiedene Optionen. Es ist sinnvoll, alle Anmeldungen bereits im Vorfeld in eine Teilnehmendenliste zu übertragen.

Online-Tools können die Planung eines Vereinsforums deutlich erleichtern. Gerade, wenn Sie und Ihre Mitwirkenden nicht alle am gleichen Ort sind, können Sie mit den folgenden Apps und Tools miteinander in Kontakt treten und Ihr Vereinsforum gemeinsam planen.

Gute Organisation ist alles! Erstellen Sie gleich zu Anfang einen detaillierten Zeitplan, um immer den Überblick zu behalten.
Planen Sie nicht zu knapp. Es kann immer etwas Unerwartetes dazwischenkommen – genügend Zeitpuffer in der Vorbereitung verhindern Stress.
Nutzen Sie Ihre Netzwerke – Vereine, Verwaltung oder Freiwilligenagenturen vor Ort können Sie mit ihrer Erfahrung bei der Organisation und Durchführung unterstützen.
Haben Sie Ihre Zielgruppe im Blick: Welche Themen sind für diese besonders wichtig? Ein gut abgestimmter Tag, der die Interessen der Teilnehmenden berücksichtigt, ist besser als ein zu voller Programmplan, der keinen Platz für Vernetzung und Austausch bietet.

Team zusammenstellen

Zeit- und Meilensteinplanung

Kosten- und Finanzierungsplan

Programmplanung

Themen für Ihre Workshops

Mitwirkende finden

Raum und Verpflegung

Anmelde- und Teilnehmendenmanagement

Hilfreiche Tools zur Planung und Organisation

Das Wichtigste in Kürze