Gute Öffentlichkeitsarbeit nach Plan: Strategie ist alles!

Der Termin für Ihr Vereinsforum ist festgelegt, die Planung in vollem Gange – jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, um die Öffentlichkeit über das bevorstehende Vereinsforum zu informieren und interessierte Teilnehmende zu gewinnen. Doch bevor Sie einfach in den sozialen Medien drauflos posten, E-Mails an die Presse verschicken oder jeden Verein einzeln anrufen, sollten Sie sich zunächst etwas Zeit nehmen und einen Plan aufstellen. Denn wenn Sie Ihre Öffentlichkeitsarbeit strategisch angehen, sparen Sie sich Zeit und Nerven – und können Ihre Zielgruppe garantiert besser erreichen. 

Hier wären wir bereits beim ersten wichtigen Punkt: Wissen Sie, wer die potenziellen Teilnehmenden Ihres Vereinsforums sind? Um Ihre Öffentlichkeitsarbeit gut auf die Zielgruppe abzustimmen, ist es hilfreich, folgende Fragen zu beantworten: Für wen könnte das Vereinsforum hilfreich sein? Warum genau würde dieser Verein oder jene Organisation vom Vereinsforum profitieren? Wie alt ist die Zielgruppe im Durchschnitt, und über welche Kanäle informiert sie sich in der Regel? All das ist hilfreich, um die Kommunikation passgenauer zu gestalten und diejenigen zu erreichen, für die Ihr Vereinsforum gedacht ist. 

Im nächsten Schritt sollten Sie Ziele für die Öffentlichkeitsarbeit formulieren – und zwar möglichst konkret. Hierfür hat sich die sogenannte SMART-Methode bewährt. „Smart“ wird aus dem Englischen mit clever oder schlau übersetzt und so sollten Sie auch bei Ihrer Öffentlichkeitsarbeit vorgehen, um mit geringem Aufwand den größten Nutzen zu erzielen.  

Bei der SMART-Methode sollten Ihre festgelegten Ziele folgende Kriterien erfüllen:

Als nächstes sollten Sie sich vor Augen führen, welche Mittel Ihnen für die Öffentlichkeitsarbeit zur Verfügung stehen. Wie viel Budget können Sie in die Kommunikation investieren, zum Beispiel für den Druck der Flyer? Besteht die Möglichkeit, dass ein regionales Unternehmen Sie unterstützt und zum Beispiel die Druckkosten übernimmt, wenn im Gegenzug ihr Logo abgebildet wird? Wer kann sich in welchem zeitlichen Ausmaß um die Öffentlichkeitsarbeit kümmern? Welche Kompetenzen bringen diese Personen mit, wo müssen Externe beauftragt werden?  

Außerdem sollten Sie festlegen, womit, wann und wie Sie kommunizieren wollen. Hierfür sollten Sie alles zusammentragen, was Sie über Ihre Zielgruppe wissen. Daraus abgeleitet können Sie sich besser entscheiden, welche Kanäle Sie für die Öffentlichkeitsarbeit nutzen: Social Media, kommunale Anzeigeblätter, Rundmails? Je nach Medium kann dabei der Ton, in dem Sie kommunizieren, sehr unterschiedlich ausfallen. Es bietet sich auch an, Beispiele für gute Kommunikation zu sammeln, die zur Inspiration dienen können.  

Wenn Sie all diese Punkte durchgegangen sind und festgelegt haben, wer welche Aufgaben übernimmt, haben Sie einen soliden Plan, auf den Sie bei Unklarheiten immer wieder zurückgreifen können. 

Jetzt können Sie zur inhaltlichen Ausgestaltung der Öffentlichkeitsarbeit für Ihr Vereinsforum übergehen. Auch hierfür haben wir hilfreiche Tipps zusammengestellt und werfen einen Blick auf die verschiedenen Kommunikationskanäle und ihre Besonderheiten. 

TIPP: Sie brauchen noch mehr Anregungen? Auf der Plattform „Erzähl Davon“ finden Sie jede Menge Tipps für gute Kommunikation im Ehrenamt.

Mit Social Media zu größerer Reichweite

Auf Social Media gibt’s nur süße Katzenfotos, hitzige Diskussionen und Werbung von Influencer:innen? Das stimmt so nicht! Immer mehr Organisationen entdecken das Potential von Social Media für sich und treten auf Instagram & Co. in direkten Kontakt mit Menschen, die sie für ihre Anliegen begeistern wollen. Heutzutage ist Öffentlichkeitsarbeit ohne Social Media undenkbar, denn auf keinem anderen Wege können Sie so schnell so viele Menschen erreichen – und gleichzeitig direktes Feedback bekommen. Deswegen möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie die verschiedenen Social-Media-Kanäle nutzen können, um auf Ihr Vereinsforum aufmerksam zu machen und Teilnehmende zu gewinnen. 

Ein Post – also eine Meldung, die Sie in einem sozialen Netzwerk veröffentlichen – besteht in der Regel aus einem Bild und einem Text. Werfen wir zunächst einen Blick darauf. 

Welche Inhalte passen zu welcher Plattform?

Wie und was Sie kommunizieren, hängt maßgeblich von der Plattform ab, auf der Sie die Inhalte veröffentlichen. Welche Unterschiede es zwischen den Social-Media-Kanälen gibt und wie Sie die Besonderheiten der Plattformen nutzen können, um möglichst erfolgreich zu kommunizieren, erfahren Sie jetzt.

Social-Media-Aktivitäten auswerten

Zu guter Letzt sollten Sie nicht vergessen, Ihre Social-Media-Aktivitäten auszuwerten. So können Sie feststellen, inwiefern Sie Ihre Kommunikationsziele erreicht haben, und wo es fürs nächste Vereinsforum noch Verbesserungsbedarf gibt. Hierfür können Sie einfach auf die Statistiken von Facebook, Instagram und Twitter zurückgreifen. In den sogenannten „Insights“ wird erfasst, wie viele Konten Sie mit Ihren Posts erreicht haben und wie viele Nutzer:innen mit Ihren Inhalten interagiert haben – hierzu zählen Likes, Shares, Kommentare, Verlinkungen oder Klicks. Außerdem können Sie auch demografische Daten wie Geschlecht, Alter oder Wohnort einsehen und somit abschätzen, wie passgenau Sie Ihre Zielgruppe adressieren konnten. Neben diesem direkten Einblick über die jeweilige Plattform gibt es auch externe Tools, die Ihnen bei der Auswertung behilflich sein können. Diese Social-Media-Monitoring-Tools geben Ihnen einen noch genaueren Einblick in Ihre Kennzahlen und Ihre Zielgruppe. Meist sind diese jedoch kostenpflichtig. Unserer Erfahrung nach reichen die erwähnten Insights aber schon vollkommen aus, um die Social-Media-Aktivitäten rund um Ihr Vereinsforum auszuwerten. 

Hilfreiche Tools für Ihre Social Media Aktivitäten

Gute Kommunikation auf Social Media bedeutet viel Aufwand – das wird oft unterschätzt. Zum Glück gibt es Tools, die Ihnen bei der Social-Media-Arbeit behilflich sein können und auch noch kostenlos sind. Wir haben einige Empfehlungen für Sie zusammengestellt!

Noch mehr zu Social Media im Verein erfahren Sie auf diesen Seiten.

Digitale Kanäle

Neben Social Media gibt es weitere digitale Kanäle, die Sie nutzen können, um Ihr Vereinsforum bekannt zu machen. 

Printprodukte

Auch wenn heutzutage die meiste Veranstaltungswerbung im digitalen Raum stattfindet, sind Printprodukte nach wie vor eine gute Möglichkeit, auf Ihr Vereinsforum aufmerksam zu machen. Sie können damit weniger digitalaffine Menschen ansprechen, die Sie nicht über Ihre (Online-)Kanäle oder Verteiler erreichen. Ein Plakat, beispielsweise im Rathaus oder der Volkshochschule, kann zusätzlich Interessierte anlocken. Doch auch viele aktive Internetnutzer:innen schätzen es, Informationen analog aufzunehmen und etwas „Handfestes“ vor sich zu haben. Mögliche Printmaterialien für Ihr Vereinsforum sind beispielsweise (Programm-)Flyer, Postkarten oder Plakate. 

Wie Sie diese Materialien gestalten (lassen), hängt von Ihrem Budget und Ihren Ressourcen ab. Vielleicht gibt es in Ihrer Organisation jemanden, der ein Händchen für Grafisches hat und sich die Zeit nehmen kann, einen Flyer oder ein Poster zu gestalten? Online gibt es zahlreiche nützliche, kostenlose Tools, die Laien-Grafiker:innen gute Hilfestellungen bieten. Ein Beispiel ist die Plattform www.canva.com. Sie bietet hunderte von Vorlagen für die verschiedensten Formate sowie viele kostenlos nutzbare Grafiken und Fotos, mit denen die entsprechenden Materialien lebendig gestaltet werden können. Die Plattform lässt sich relativ einfach und intuitiv bedienen, sodass mit wenig Aufwand tolle Ergebnisse erzielt werden.

Falls Sie die Gestaltung nicht selbst in die Hand nehmen möchten, können Sie natürlich auch eine:n Grafikdesigner:in bzw. eine Grafik-Agentur damit beauftragen – und müssen dementsprechend Budget dafür einplanen.

Der Flyer ist fertig gestaltet, das Poster druckfrisch auf Ihrem Schreibtisch – und nun? Jetzt heißt es, die Materialien an den richtigen Stellen zu verteilen! Auch hierfür können Sie eine entsprechende Agentur beauftragen, die die Flyer an gut frequentierten Orten verteilt. Natürlich können Sie und Ihre Mitstreiter:innen auch selbst Flyer verteilen, zum Beispiel in Geschäften, Arztpraxen, Bibliotheken, bei anderen Vereinen oder Kirchengemeinden. Hierbei sollten Sie vorab um Erlaubnis fragen. Die einfachste Variante, um Ihre Zielgruppe möglichst passgenau zu erreichen, ist die Verteilung der Materialien über Ihr Netzwerk aus Organisationen und Vereinen – mit der Bitte, sie unter ihren Mitgliedern zu verteilen.  

Noch mehr Aufmerksamkeit für Ihr Vereinsforum – so gelingt die Pressearbeit

Ihr Ziel ist es, dass so viele Vereinsaktive wie möglich im Vorfeld vom Vereinsforum erfahren. Mit einer Berichterstattung in der Lokalpresse, „erwischen“ Sie die Engagierten am Frühstückstisch, in der Mittagspause oder auch am Arbeitsplatz und Sie erreichen potenzielle Teilnehmer:innen, die (noch) nicht in Ihren sonstigen Verteilern sind. Neben einem guten „Draht“ zu Pressevertreter:innen ist eine gelungene Pressemitteilung das A und O.  

Kontakt zur Presse

Erstellen Sie einen Medienverteiler, den Sie regelmäßig aktualisieren und pflegen Sie Ihre Kontakte zu Journalist:innen.  Es ist natürlich hilfreich, wenn Sie bereits einen direkten Draht zu einem Journalisten bzw. einer Journalistin haben und ihn oder sie darum bitten, über das anstehende Vereinsforum zu berichten oder auch am Veranstaltungstag dabei zu sein.  Aber auch ohne Direktkontakt können Sie die einschlägigen regionalen Medien kontaktieren. Der effektivste Weg, um mit einer Ankündigung in die Zeitung zu kommen, ist die Pressemitteilung.

Die Pressemitteilung – so kommen Sie in die Zeitung

Bei der Pressemitteilung geht es in erster Linie darum, zu informieren und nicht zu werben. Dementsprechend ist sie sachlich, neutral sowie so kurz und präzise wie möglich. Am besten versetzen Sie sich beim Schreiben in die Lage der Redaktionen: Sie erhalten dutzende von Pressemitteilungen pro Tag und haben wenig Zeit. Dementsprechend sollte in der Pressemitteilung alles Wichtige am Anfang erwähnt sein und diese auch ohne die letzten Absätze aussagekräftig bleiben.

Zusammenfassungssymbol

Das Wichtigste in Kürze

  • Öffentlichkeitsarbeit geht nicht „mal schnell nebenbei“, sondern muss geplant werden – mit einer guten Strategie sparen Sie sich viel Zeit und Nerven! 
  • Nutzen Sie gezielt Tools, die Ihnen die Arbeit abnehmen. Besonders für Social-Media-Plattformen gibt es viele hilfreiche und kostenlose Tools. 
  • Weniger ist (manchmal) mehr! Sie müssen sich nicht überall tummeln: Wählen Sie gezielt diejenigen Kommunikationskanäle aus, über die Sie Ihre Zielgruppe auch wirklich erreichen. 
  • In der Kürze liegt die Würze: Kurze, prägnante Texte und aussagekräftige Bilder kommen viel besser an als Textwüsten, sowohl auf Social Media, in Printprodukten als auch bei der Presse.