Wie ist es gelaufen? - Evaluation Ihres Vereinsforums
Eine Evaluation könnte man auch als rückblickende Erfolgskontrolle bezeichnen. Gerade bei wiederkehrenden Formaten wie dem Vereinsforum ist es hilfreich, gleich im Hinblick auf das nächste Mal zu schauen: Was ist gut gelaufen? Was hätte besser gemacht werden können? Eine Evaluation enthüllt Stärken und Schwächen und deckt Verbesserungspotenziale auf. Außerdem können Sie dadurch die Zusammenarbeit im Team und mit allen Mitwirkenden optimieren. Wenn Sie Ihre Erfahrungen und Ergebnisse zur Verfügung stellen, können auch andere davon lernen und ihr Vereinsforum erfolgreicher managen.
Evaluationsmethoden
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um den Erfolg zu messen und Erkenntnisse und neue Ideen zu gewinnen. Wenn Sie eher allgemein bleiben und erfahren wollen, wie es den Teilnehmenden gefallen hat, eignen sich beispielsweise Aufstellungen oder eine Punktewand direkt zum Schluss der Veranstaltung. Wenn Sie differenzierter nachfragen und konkrete Verbesserungsvorschläge einholen möchten, sind Fragebögen oder Online-Umfragen sinnvoll. Entscheidend ist aber immer, dass Sie möglichst viele Teilnehmende motivieren, überhaupt mitzumachen.
Die Methode sollte möglichst niedrigschwellig sein und nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie darf auch Spaß machen und zum Austausch anregen. Machen Sie den Vereinsaktiven schon zu Beginn der Veranstaltung deutlich, wie wichtig der Erkenntnisgewinn für Sie als Organisator:innen des Vereinsforums ist und erinnern Sie sie ruhig auch am Veranstaltungstag zwischen den Programmpunkten daran, ihr Feedback abzugeben.
Interne Auswertung
Eine interne Auswertung sollte mit dem gesamten Organisationsteam erfolgen, denn auch von Ihren Kolleg:innen kommen wichtige Rückmeldungen. Trommeln Sie das Team noch einmal zusammen und sprechen Sie darüber, was in den einzelnen Etappen der Planung, Vorbereitung und Durchführung gut und nicht gut gelaufen ist.
Diskutieren Sie auch die Ergebnisse der Evaluation mit Ihren Kolleg:innen. Was bedeuten diese für die künftige Zusammenarbeit und die nächste Veranstaltung? Dokumentieren Sie alles gut nachvollziehbar, so dass Sie bei der Vorbereitung des nächsten Vereinsforums einfach darauf zugreifen können und damit schon einen wichtigen Teil der Vorbereitung geschafft haben.
Die Nachbereitung – so bleibt Ihr Vereinsforum in guter Erinnerung
Auch wenn Ihr Vereinsforum vorbei ist, wirken die Inhalte und Begegnungen des Tages bei den Teilnehmenden hoffentlich noch lange nach. In guter Erinnerung bleibt die Veranstaltung mit Sicherheit, wenn Sie spätestens eine Woche danach eine kleine Rückblicks-Mail an die Teilnehmenden versenden, in der die Programmpunkte und das vermittelte Know-how nochmals kompakt zusammenfasst sind. Mit ein paar Fotos macht es gleich noch mehr Spaß, die Mail anzuschauen. Aber auch ein Rückblick in Ihren sozialen Netzwerken und das interne Sortieren und Ablegen von Fotos und anderem Material gehören zur Nachbereitung dazu.
Auf Wiedersehen und bis zum nächsten Mal
Vielleicht war es Ihnen bereits von Anfang an klar, möglicherweise nimmt der Gedanke aber auch erst Gestalt an, nachdem Sie das Vereinsforum haben Revue passieren lassen und sich einen Moment der Erholung gegönnt haben: Eine solche Veranstaltung sollten Sie unbedingt wiederholen!
Sie haben die „Feuerprobe“ bestanden und wissen um die positiven Effekte eines Vereinsforums – aber auch, was Sie in Zukunft verbessern könnten. Sie haben in den vergangenen Monaten Kooperationspartner:innen gefunden, die es zu halten gilt und Mitwirkende, die Sie auch beim nächsten Vereinsforum um Unterstützung bitten können. Nutzen Sie die Chance und ermöglichen Sie auch im nächsten Jahr vielen Vereinsaktiven die Vernetzung, Weiterbildung und Wertschätzung ihres Engagements.
Das Wichtigste in Kürze
- Nur wer zurück blickt, kann es in Zukunft (noch) besser machen: Bei einem wiederkehrenden Format wie dem Vereinsforum ist Evaluation besonders wichtig! Befragen Sie dabei sowohl Teilnehmende als auch ihr Team.
- Die passende Evaluationsmethode ergibt sich aus Ihren Anforderungen: Wollen Sie nur den Erfolg Ihres Vereinsforums messen oder Verbesserungsvorschläge sammeln?
- Bedenken Sie, dass Sie für eine erkenntnisreiche Evaluation vor allem viele Teilnehmende brauchen – Dementsprechend sollte die Methode möglichst niedrigschwellig sein und nicht viel Zeit in Anspruch nehmen.
- Sie haben viel geleistet – Halten Sie das alles in einer Dokumentation fest und freuen Sie sich beim nächsten Vereinsforum darüber, die Grundfesten schon gelegt zu haben!
- Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmenden und Mitwirkenden gerne auf das Vereinsforum zurückblicken: Aussagekräftige Fotos und übersichtlich aufbereitetes Material helfen dabei.
- Ein Wort, das Sie nicht oft genug sagen können und das jede:r gerne hört: DANKE!