Bevor es losgeht
Bevor das Vereinsforum starten kann, müssen einige letzte Vorbereitungen getroffen werden. Aufgaben, die im Vorfeld anstehen, können Sie auch entspannt ein oder zwei Tage früher erledigen, sofern Sie bereits Zugang zu Ihrem Veranstaltungsort haben.
Team und Helfer:innen begrüßen und einweisen
Ihr Team, bestehend aus Mitstreiter:innen und gegebenenfalls ehrenamtlichen Helfer:innen, ist eingetroffen und (hoffentlich) voller Elan, um das Vereinsforum gemeinsam zu wuppen. Mit einer freundlichen Begrüßung und einem ersten Kaffee oder Tee verschaffen Sie allen einen guten Einstieg in den Tag. Anschließend ist es höchste Zeit, die Helfer:innen einzuweisen und die Aufgaben zu verteilen.
Damit alles geordnet abläuft, ist es ratsam, dass eine Person die Gesamtkoordination übernimmt – sprich „den Hut aufhat“. Ein detaillierter Ablaufplan mit Angaben zu Zeiten, Räumen und mitwirkenden Personen hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, auch wenn es mal stressig wird. Außerdem sollten Sie innerhalb des Teams Ihre Handynummern austauschen, um auf kurzem Weg erreichbar zu sein, wenn es irgendwo „brennt”.
Aufbau
Tische, Stühle, Pinn- und Leinwände, Laptops und Hinweisschilder – ist alles an seinem Platz? Bereiten Sie den Veranstaltungsort passend zu den geplanten Formaten vor. Angefangen von den Räumen, in denen die Workshops stattfinden, über den Empfangsbereich und die Pausen- bzw. Aufenthaltsräume bis hin zu dem Platz, an dem die Teilnehmenden und Mitwirkenden das gemeinsame Mittagessen genießen können.
Technikcheck
Wer kennt ihn nicht – den Klassiker: alles ist aufgebaut, die Referentin möchte ihren Vortrag starten und dann funktioniert die Fernbedienung für die Präsentation einfach nicht. Damit niemand ins Schwitzen gerät, lohnt sich vorab ein kompletter Technikcheck. Prüfen Sie im Vorfeld, ob Laptops, Beamer, WLAN und Co. funktionsfähig und die nötigen Anschlüsse vorhanden sind. Einige Referent:innen nutzen vielleicht lieber ihre eigenen Geräte. Hier kann es sinnvoll sein, passende Adapter und Kabeltrommeln oder Verlängerungskabel bereitzuhalten. Und bei der Fernbedienung hat schon oft ein Blick auf den Batteriestatus geholfen.
Jetzt geht es los
Bis hierhin konnten Sie alles mit Ihrem Team und den Helfer:innen vorbereiten. Nun beginnt die „heiße Phase“, denn Mitwirkende, Teilnehmende und Pressevertreter:innen treffen ein.
Empfang der Mitwirkenden
Ihre Mitwirkenden wie Referent:innen, Schirmfrau oder Schirmherr, Moderator:in sowie Fotograf:in werden voraussichtlich als erste eintreffen. Alle sollten persönlich in Empfang genommen und herumgeführt beziehungsweise eingewiesen werden. Zeigen Sie den Referent:innen, wo ihr jeweiliger Workshop stattfindet, der Schirmfrau, wo sie ihr Grußwort spricht und der Moderation, von wo aus er oder sie die Teilnehmenden begrüßt und durch den Tag führt. Auch der/dem Fotograf:in sollten Sie einen Überblick des Veranstaltungsortes geben und auf besondere Personen und Motive hinweisen, damit diese:r sich zurechtfindet und alles Wichtige „ablichtet“.
Empfang und Anmeldung der Teilnehmenden
Neben einer freundlichen Begrüßung am Empfangstisch bietet sich bei der Anmeldung die beste Gelegenheit, eine Teilnehmendenliste ausfüllen zu lassen. So können Sie im Anschluss an das Vereinsforum unkompliziert Dankeschön-E-Mails verschicken. Denken Sie auch daran, dass einige Fördermittelgeber einen Nachweis über die Anzahl der Teilnehmenden möchten. Die Teilnehmendenliste gibt Ihnen weiterhin die Möglichkeit, eine Foto- und Filmerlaubnis einzuholen. Das geht aber auch schon im Vorfeld, zum Beispiel bei der Anmeldung zum Vereinsforum.
Im Sinne der Vernetzung (und des Datenschutzes) kann bei der Anmeldung abgefragt werden, ob die Kontaktdaten (zum Beispiel Name, Organisation oder Verein und E-Mail-Adresse) der Teilnehmenden innerhalb der Veranstaltung weitergegeben werden dürfen.
Beim Einchecken können Sie den Teilnehmenden auch noch wichtige Infos mitgeben, zum Beispiel den Programmablauf, ein Namensschild und den wichtigen Hinweis, wo die Toiletten zu finden sind. In einer Tagungsmappe können Sie alle Materialien, wie zum Beispiel der Programmablauf, eventuell den Evaluationsbogen oder Flyer der Mitveranstaltenden sammeln. Auch kleine Blöcke und Stifte sind nette Zugaben.
Auf kreative Weise können Sie bereits am Empfang für die Vernetzung der Teilnehmenden sorgen.
Empfang der Presse und Koordinierung von Interviews
Motivierende Grußworte, lehrreiche Workshops, interessante Gespräche, wichtige Besucher:innen – ein Vereinsforum bietet viele Aufhänger, um darüber zu berichten. Nehmen Sie diese Gelegenheit wahr, um von sich, den Engagierten und den Vereinen Reden zu machen. Wenn Sie Vertreter:innen der Presse im Vorfeld informiert haben, werden diese höchstwahrscheinlich zu Beginn des Vereinsforums vorbeikommen, wenn prominente Gäste wie die Schirmfrau oder der Schirmherr ihre Grußworte halten. Wer aus Ihrem Team die Pressevertreter:innen in Empfang nimmt, sollte möglichst ein selbstsicheres Auftreten haben und natürlich alle Fragen rund um das Vereinsforum beantworten können. Eine vorbereitete kleine Pressemappe mit einer Pressemitteilung und zusätzlichen Informationen zum Vereinsforum ist vielleicht noch das I-Tüpfelchen professioneller Pressearbeit.
Das Programm läuft
Das Vereinsforum ist in vollem Gange. Die Tagesmoderation hat alle Engagierten begrüßt, die Schirmfrau oder der Schirmherr das Grußwort gesprochen und die Teilnehmenden sitzen hoffentlich im richtigen Workshop, um viel Wissen rund um das Vereinswesen mitzunehmen. Hier noch ein paar Tipps, was während des Programms hilfreich ist:
Räume für Vernetzung
Sehr häufig wünschen sich die Engagierten in Vereinen mehr Zeit zu haben, um sich auszutauschen oder Kontakt zu Expert:innen zu nutzen. Als Organisator:in eines Vereinsforums haben Sie die besondere Chance, diesem Bedarf zu entsprechen und Räume für Vernetzung zur Verfügung zu stellen. Das passiert zum einen ganz informell: In Pausen, beim Mittagessen und am Rande der Workshops. Es gibt zum anderen aber auch verschiedene kreative Möglichkeiten, um den Austausch untereinander anzuregen.
Dokumentation und Berichterstattung während des Vereinsforums
Ob für eine Pressemitteilung im Nachgang, einen Bericht über das Vereinsforum auf der eigenen Homepage oder die Materialsammlung, die die Engagierten im Nachgang erhalten sollen: eine gute Dokumentation während der Veranstaltung fängt die Eindrücke und Ergebnisse live ein und konserviert die Informationen und das Wissen für danach.
Wenn Sie von Ihrem Vereinsforum auf unserer Seite berichten möchten, kontaktieren Sie uns gerne. Wir sind sehr gespannt auf Ihr Praxisbeispiel!
Zum Schluss nicht vergessen
Feedback einholen
Der letzte Punkt in Ihrem offiziellen Programmablauf ist in der Regel die Danksagung und Verabschiedung. Bevor Sie alle Gäste auf den Heimweg schicken, bietet sich die Gelegenheit, die Teilnehmenden um ihr Feedback zu bitten. Bereits bei der Anmeldung haben Sie Feedbackbögen verteilt. Sammeln Sie diese ein bzw. erinnern Sie die Teilnehmenden daran, die Bögen auszufüllen und abzugeben. Auch wenn Sie eine andere Methode gewählt haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für eine kurze Erinnerung.
Verabschiedung und Danksagung
Ein informativer, aber auch anstrengender Tag voller neuer Impulse und Eindrücke geht zu Ende. Die Tagesmoderation sollte das alles kurz einfangen und zusammenfassen, ohne auszuschweifen. Ganz wichtig ist die nötige Wertschätzung für die Engagierten vor Ort. Verabschieden Sie die Teilnehmenden mit einem freundlichen Dank und lassen Sie die Veranstaltung ruhig mit einem Applaus enden.
Nach dem offiziellen Ende
Dankeschön an die Helfer:innen und Referent:innen
Bei den Teilnehmenden haben Sie sich schon bedankt, für den Dank an die Mitwirkenden sollten Sie sich nach dem Vereinsforum auch noch kurz Zeit nehmen. Die Referent:innen und vor allem Ihre Helfer:innen haben Zeit und Mühe investiert und zum Gelingen beigetragen, was Sie sicher gern wertschätzen möchten. Wenn Sie bereits wissen, dass Sie nächstes Jahr wieder ein Vereinsforum durchführen, können Sie den Mitwirkenden gleich mitteilen, dass Sie sich erneut über ihre Unterstützung freuen würden. Eine kleine Aufmerksamkeit rundet Ihr Dankeschön ab.
Erste Eindrücke aus dem Team
Nach dem Vereinsforum wird noch eine ausführliche Auswertung folgen. Der erste ungefilterte Eindruck kann aber auch sehr wertvoll sein. Was ist gelungen? Was hätte besser laufen können? Wie haben Ihnen die Referent:innen und die Location gefallen? Sprechen Sie darüber mit Ihrem Team, bevor es ans Aufräumen geht.
Jetzt geht´s noch ans Aufräumen
Planen Sie genügend Zeit für den Abbau und das Aufräumen ein. Je nach Veranstaltungsort können hier auch weitere Aufgaben wie Abwasch oder Reinigung der Räume anfallen. Denken Sie auch daran, alle Materialien wieder mitzunehmen. Hier hilft wieder die Material-Checkliste vom Anfang.
Alles geschafft? Dann stoßen Sie nach dem Tag doch noch mit Ihrem Team an. Sie haben es sich verdient!
Das Wichtigste in Kürze
- Heute ist der große Tag, auf den Sie lange hingewirkt haben. Genießen Sie ihn und haben Sie Spaß!
- Planen Sie genug Zeit und Räume für alle Programmpunkte ein. Denken Sie auch daran. Dass zwischendurch Umbaupausen oder andere Verzögerungen Zeit in Anspruch nehmen können.
- Legen Sie verantwortliche Ansprechpersonen fest, die Mitwirkende, besondere Gäste und Teilnehmende in Empfang nehmen und einweisen.
- Schaffen Sie genug Raum für Austausch. Auch wenn die Workshops und Vorträge spannend sind, die Teilnehmenden möchten sich auch immer miteinander vernetzen und ins Gespräch kommen.
- Bevor alle Teilnehmenden am Ende der Veranstaltung hektisch abreisen, erinnern Sie an das Feedback und die Fragebögen, das wird gerne vergessen, ist aber für Ihre Weiterentwicklung wichtig.